Datenschutzerklarung
1. Verantwortlicher
[Name der Einrichtung / des Labors]
[Adresse]
E-Mail: [E-Mail-Adresse]
Telefon: [Telefonnummer]
Datenschutzbeauftragte/r: [Name und Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten]
2. Welche Daten wir erheben
Bei der Nutzung dieses Formularsystems werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
- Formulareinreichungen: Name, E-Mail-Adresse, Institution/Organisation, sowie die im jeweiligen Formular angegebenen projektbezogenen Informationen (z.B. gewunschte Instrumente, Zeitraume, Projektbeschreibungen).
- Kontaktformular: E-Mail-Adresse, Betreff und Nachrichteninhalt.
- Benutzerkonten (nur fur Mitglieder): Name, E-Mail-Adresse, verschlusseltes Passwort.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Ihre Daten werden ausschliesslich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage bzw. zur Verwaltung der Laborressourcen verwendet:
- Bearbeitung und Bewertung von Anfragen zur Nutzung von Laborinstrumenten und -ressourcen
- Kommunikation bezuglich Ihrer Anfrage (Bestatigung, Ruckfragen, Genehmigung)
- Planung und Koordination der Laborressourcen (Kalender)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfullung bzw. vorvertragliche Massnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der effizienten Verwaltung der Laborressourcen).
4. Speicherdauer
- Formulardaten: Die im Formular ubermittelten Detaildaten werden nach Genehmigung der Anfrage automatisch geloscht. Es verbleibt lediglich ein Eintrag mit Statusangabe ohne personenbezogene Formulardaten.
- Kontaktanfragen: Werden nach Bearbeitung nicht gespeichert (nur per E-Mail weitergeleitet).
- Benutzerkonten: Bestehen bis zur Loschung durch einen Administrator oder auf Ihren Wunsch.
5. Empfanger der Daten
Ihre Daten werden nur von den Administratoren und zustandigen Labormitgliedern eingesehen. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.
6. Technische Verarbeitung
Diese Anwendung wird auf der Infrastruktur von Cloudflare, Inc. betrieben (Cloudflare Pages und Cloudflare D1). Cloudflare verarbeitet Daten gemaess ihrer Datenschutzrichtlinie und bietet Serverstandorte in der EU. Es werden keine Tracking-Cookies oder Analysedienste eingesetzt. Es wird lediglich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie verwendet.
7. Ihre Rechte
Sie haben gemaess DSGVO folgende Rechte:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO) uber die von uns verarbeiteten Daten
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger Daten
- Loschung (Art. 17 DSGVO) Ihrer Daten
- Einschrankung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen die Verarbeitung
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehorde (Art. 77 DSGVO)
Zur Ausubung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die oben genannte Kontaktadresse.
8. Aktualitat
Stand: Mai 2026
Privacy Policy
1. Data Controller
[Name of institution / laboratory]
[Address]
Email: [email address]
Phone: [phone number]
Data Protection Officer: [Name and contact details]
2. Data We Collect
When using this forms system, the following personal data is processed:
- Form submissions: Name, email address, institution/organization, and project-related information provided in the respective form (e.g., requested instruments, time periods, project descriptions).
- Contact form: Email address, subject, and message content.
- User accounts (members only): Name, email address, encrypted password.
3. Purpose of Data Processing
Your data is used exclusively for processing your inquiry and managing laboratory resources:
- Processing and evaluating requests for use of laboratory instruments and resources
- Communication regarding your inquiry (confirmation, follow-up questions, approval)
- Planning and coordination of laboratory resources (calendar)
Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (performance of a contract or pre-contractual measures) and Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in efficient management of laboratory resources).
4. Data Retention
- Form data: Detailed data submitted via forms is automatically deleted after the request is approved. Only a status entry without personal form data remains.
- Contact inquiries: Not stored after processing (forwarded via email only).
- User accounts: Maintained until deleted by an administrator or upon your request.
5. Data Recipients
Your data is only accessed by administrators and authorized lab members. No data is shared with third parties.
6. Technical Processing
This application runs on Cloudflare, Inc. infrastructure (Cloudflare Pages and Cloudflare D1). Cloudflare processes data according to their privacy policy and offers server locations in the EU. No tracking cookies or analytics services are used. Only a technically necessary session cookie is employed.
7. Your Rights
Under the GDPR, you have the following rights:
- Access (Art. 15 GDPR) to your processed data
- Rectification (Art. 16 GDPR) of inaccurate data
- Erasure (Art. 17 GDPR) of your data
- Restriction of processing (Art. 18 GDPR)
- Objection (Art. 21 GDPR) to processing
- Complaint to a supervisory authority (Art. 77 GDPR)
To exercise your rights, please contact us at the address above.
8. Last Updated
May 2026